구매업무 협상 상담의 기본 개념

안녕하세요? 오늘은 구매 담당자가 구매업무를 잘 수행하기 위해서는 나 자신도 잘해야 하지만 항상 사외이든 사내이든 항상 사람의 마음을 얻고 잘 움직여야 하므로 대인 절충, 협상이 무엇보다 중요한 과제가 됩니다.

오늘은 첫번째 포스팅으로 이러한 구매담당자로서 협상력을 갖추기 위해 상담의 기본개념을 공부해 보기로 하겠습니다.

■ 상담의 목적과 역할

상담의 목적은 쌍방 간의 의사소통을 도모하여 서로 합의를 이루는 데 있는 것이며 우월적 지위를 이용하여 어느 일방의 굴복이나 희생에 의해 진행되는 것은 바람직하지 않습니다.

쌍방 간에 생각하는 바의 소통을 도모하면서 Quality, Delivery, Cost, Service 등 모든 거래의 조건 또는 부수적인 문제점을 해결하기 위해서 구매 측, 판매 측 쌍방이 함께 납득할 수 있는 협의점을 찾아내자는 것입니다.

구입 가격에 적정한 가치를 인정하기 위한 대화이고 절충을 단순히 흥정이나 가격을 인하하는 술수 논쟁 등으로 이해해서는 안될 것이고 구매 담당자는 유리한 입장을 이용하여 일방적으로 유리한 결과를 얻으려는 경향이 있는데 그렇게 하여서는 기업의 장기적인 이익 확보가 어렵다고 보아야 합니다.

상담의 기본은 성의를 가지고 상대방을 설득하고 납득시키는 일인데 생각을 상대방에게 전달할 만한 절충 기술이 결여되면 오히려 협상 보다 오해를 사게 되는 경우도 발생할 수 있습니다.

협상 과정에서 의사전달 방법에 따라 결과가 달라질 수 있으므로 구매담당자는 절충 기술을 충분히 공부하여야 할 것입니다.상담은 서로의 이해관계가 상충하는 판매 측과 구매 측이 각각 다른 목적을 배경으로 협의에 임하므로 절충이 상당히 어려운 요소를 안고 있습니다.

■ 구매 입장에서 보는 상담

거래에 있어 상담은 불가피한 과정인데 구매 업무는 상담을 생략하고 진행한다는 것은 거의 불가능하고 협상을 유효하고 적절하게 진행하는 기술은 반드시 익혀 두어야 합니다.

구매 담당이 아무리 원가분석을 잘하고 전략을 잘 수립하여도 그것을 거래 상대방에게 요청하지 않으면 구입 가격은 절대 내려가지 않습니다.시장에서 배추, 무 한 포기 구입하여도 사장님 예쁩니다 조금 인하해 주세요 이러한 요청을 하여야 판매하는 상인이 조금 인하해 줄 고민이라도 해볼것라는 것은 상식이지요

기업의 상거래에 있어 구매측에서 "가격을 인하해 달라" 고 요청하지 않는 한 구매 측 기업이 어렵고 판매자가 아무리 이익을 많이 내고 있어도 스스로 가격을 낮추는 일은 거의 없다고 보아야 합니다.

판매 측으로부터 얻는 정보는 당장 가격 인하 등 성과가 없더라도 향후 구매활동을 유리하게 할 수 있는 필수 불가결한 정보원이 될 수 있으니 가급적 공급자와 상담을 통하여 자주 구입 물품의 정보를 획득해 두는 것이 좋습니다.

■ 상담의기본 이념

상담의 기본 이념을 살펴보겠습니다.

상담은 이익을 얻기 위한 것이지 논쟁이 아닙니다.

상담, 협상의 목적은 쌍방이 이익을 얻을 수 있도록 합의에 이르는 것이지 토론에서 이기는 일이 아닙니다. 서로 대등한 입장에서 좋은 결과를 얻을 수 있는 분위기를 조성하고 협상 건수가 많으면 의사결정이 쉬운 것부터 협의하고 서로 지나친 이기심으로 거래가 종료되는 최악의 사태가 발생하는 것은 방지하여야 할 것입니다.

성의를 다해 설득함으로 상대방으로 하여금 자기의 뜻대로 행동하게 합니다.

설득은 설명과는 다르고 설명은 이해시키면 되지만 설득은 상대방으로 하여금 이해 및 따르고자 하는 의욕을 일으키게 하는 것입니다.

설득은 성의를 다해야 하며 성급하게 서두르는 것은 금물이며 노련한 판매자는 상대방이 성의가 없음을 금방 알 수가 있고 그러한 자세가 읽히게 되면 협의가 잘되지 않으므로 마지막까지 성의를 다해야 합니다.

언쟁이나 격돌을 피합니다.

협상에서 상대방을 화나게 하면 자신도 감정이 격앙될 수 있으므로 이를 피하기 위하여 온건하게 인내심을 가지고 솔직한 심정으로 성의껏 대화를 하여야 합니다.

바르게 이해하고 바르게 전달하여야 합니다.

말과 사실이 일치하지 않는 경우가 있고 듣는 사람에 따라 이해도가 달라지므로 사실을 바르게 이해하고 동시에 바르게 전달되도록 해야 합니다.

대부분의 사람들이 자신이 하고 싶은 말만 하고 듣고 싶은 것 보고 싶은 것만 보는 경향이 있는데 구매 담당은 다양한 경험과 지식을 습득하여 항상 노련한 협상가가 되어야 합니다.

■ 거래 협상에서의 사례와 대응

신규 거래처에서 판매하러 왔을 때 그 배경과 정보를 파악하여야 합니다. 가격동향이나 품절 등 구매담당이 놓치고 있는 정보를 얻을 수 있는 기회입니다.

힘 있는 자의 소개로 왔을 때 소개자의 체면을 세워 주면서도 공정하게 듣고 경쟁력 있게 구매하여야 합니다.

신제품을 판매하러 왔을 때 사양이 다르다고 지나치지 말고 제품, 부품에 대한 지식을 넓히는 기회로 활용하고 경쟁 상대 기업과 관련이 있는 판매처로부터 경쟁 기업의 동향을 파악합니다.

가격 인상 요구가 있을 때 그 진의를 잘 파악하여야 합니다. 거래를 하기 싫어 우회적으로 가격 인상을 요구할 수도 있고 기본적으로 판매처는 항상 적자라고 말하는 것이 습관이 되어 있습니다.

다혈질인 세일즈맨의 페이스에 말려들지 않도록 하고 말이 많은 세일즈맨은 미리 사전 계획이 있음을 알려주어 시간을 끌지 않도록 합니다.

요즘은 판매처 담당들이 정보도 많고 영악하고 너무도 이기적인 사람들이 많습니다. 구매담당은 이러한 사람들에게 농락당하지 않으려면 끊임없이 자신의 실력을 쌓고 사람에 대한 공부도 해야 합니다.

협의 과정에서 알게 된 사실, 문제점, 불일치점, 동의사항, 거래처의 접근방식, 시장 상황 등 다양한 요소들을 기록으로 남겨두어 협상에 참고자료로 활용하여야 하고 구매 담당은 만능 예술인이 되어야 합니다.

■ 상담할 때 마음의 준비

구매부문은 기업의 창구이므로 거래처와 절충할 때 먼저 거래처에 대한 자사의 입장을 명확히 하고 협상 시 감정적으로 흐르거나 자기주장의 승부에만 구애받지 않도록 합니다.

또한 내부적으로 기분이 상하거나 언짢은 일이 있더라도 거래처에 대한 배려를 절대 잊지 않도록 유의합니다.

좋은 거래의 기본은 장기 안정적인 거래에 있습니다.

거래의 기본은 쌍방이 주고받는 관계에 있는 것이고 눈앞의 이익에만 사로잡혀 큰 흐름을 보지 못하는 자세로 거래처를 대하거나 자사의 이익만을 추구하려는 자세는 장기적인 거래에서 도움이 되지 못합니다.

거래처와는 서로 오래도록 성장 번영하는 것을 원칙으로 하여 거래를 유지하는 것이 바람직하다고 생각합니다. 어떤 기업의 경영자 또는 구매담당이 거래처를 아직도 옛날 하청 개념의 상대로 생각하는 사람들도 간혹 있는데 못 먹고살아서 납품하고 사는 것이 아닌 우리 기업을 돕는 거래처라고 생각을 전환해야 합니다.

거래처는 소중한 협력사이며 자사의 좋은 거래처는 자사의 중요한 자산 입니 서로 좋은 동반자 관계가 바람직한 것입니다.

구매담당자는 거래처에 대하여 항상 공평, 성실한 태도로 임해야 하는데 이런 일이 쉬운 듯 하지만 실행이 어려운데 특히 장기간 거래로 서로가 속마음까지 알고 친숙해진 나머지 때로는 제삼자로부터 뜻하지 않은 오해를 받는 경우도 생기니 각별히 주의하여야 합니다.

구매담당을 무조건 의심하고 때로는 노골적으로 부정행위를 하는 사람으로 취급받는 경우도 생길 수 있는데 항상 기업의 이익을 먼저 생각하고 공정하고 합리적인 협상을 한다면 결국 신뢰를 받을 것입니다.

또한 구매담당은 거래처에 대하여 품질이나 납기, 가격 등에 책임이나 요구할 사항이 있으면 당당하게 그것을 요청할 수 있어야 하고 그렇게 할 수 있는 상황을 항시 만들어 놓고 있어야 합니다.

■ 좋은 인간관계의 유지

거래행위의 포인트는 상호 간의 인간관계입니다. 거래는 결국 사람과 사람을 통하여 이루어지는 것이므로 당연한 일이며 실질적인 거래관계의 협상의 성과가 경제적 가치만으로 결정되는 것은 아닙니다.

원가분석을 잘하고 시장을 잘 알아도 인간관계가 틀어지면 가격 인하가 쉽지 않을 것입니다. 오히려 좋은 관계, 좋은 기업 간 거래 문화에 따라 원가절감이나 기타 유리한 구매로의 협상이 더 잘 이루어지는 경우가 많습니다.

구매 담당자는 거래에 임할 때 항상 자신이 속한 기업을 대표하여 모든 거래에 책임이 따른다는 것을 명심하고 적어도 자신의 실력 부족이나 부주의, 부적절한 발언 등으로 자신이 속한 기업이나 거래처에 피해가 발생하는 일이 없도록 평소에 좋은 가치관의 구매 철학을 습득하는데 노력하여야 합니다.