이익 창출의 원천 구매관리 업무 핵심 역할
안녕하세요? 오늘은 기업 운영에 있어 이익 창출의 원천이자 기업에서 가장 많은 돈을 사용하는 구매업무의 정의, 핵심 역할, 중요성, 프로세스, 협력사 선정기준 등에 대해 개략적인 내용을 살펴보겠습니다.
■ 구매업무 정의
구매업무의 사전적 의미를 알아보면 상품의 용도에 맞게 가장 저렴한 가격으로 양과 알맞은 품질의 상품을 가장 경제적으로 구입하는 것이라 할 것입니다.
기업활동에 있어 구매업무의 현실적 의미를 살펴보면 각 기업 활동에 필요한 자원 중 자재 사용 계획에 근거하여 필요한 자재를 적정한 가격, 적정한 품질의 재료를 필요한 시점(납기)에 적정한 수량을 공급하는 행위라 하겠습니다.
첨언하여 정리해 보면 생산, 제조 활동에 필요한 재료를 품질(High Quality), 가격(Low cost), 납기(Quick delivery) 등의 사상에 입각하여 후공정에 만족을 주는 조건에 부합하게 구입하는 것입니다.
기업 활동에서 가장 많은 비용을 집행하는 업무이니 만큼 필요한 자원을 무재고를 운영하며 타임리 하게 공급하면서도 최고의 원가경쟁력을 갖추어야 하기에 구매업무는 기업의 미래이자 단연코 이익 창출의 원천이라 할 수 있습니다.
■ 구매 부문의 주요 활동
기업마다 업종마다 구매 부문의 활동 범위가 많이 다르긴 하지만 일반적으로 단계별 주요 활동 내용을 살펴보면 다음과 같습니다.
구매(Purchasing)
- 주요 자재에 대한 시장 상황의 분석
- 협력회사의 발굴 및 주문업무
- 품질, 납기, 코스트 등 관련 문제의 해결 및 계약관리
- 다양한 구매서류에 대한 유지관리
조달(Procurement)
- 자재의 요구 및 사양에 대해 개발단계부터 참여
- 자재의 연구 및 가치 분석적인 활동
- 모든 구매 기능 활동에 대한 행위 및 협력사 품질관리
- 전략적인 일에 초점을 두어 폭넓고 선도적인 활동을 해야 함
공급자 관리(Supply Management)
- 부품의 생성에서 제품/서비스의 고객 전달까지의 전 과정 관리
- 제품 디자인과 중요 Item에 대한 후속 사양 개발
- 우수한 supply의 발굴 및 평가 선정
- Supplier와의 전략적 제휴 및 약속을 지키는 동반자적인 구매
- 기업의 공급 환경에 있어 위험과 기회에 대한 끊임없는 개선
- 모든 자재에 대한 안정적이고 장기적인 수급계획 수립
- Supply chain에 있어 지속적인 개선 및 모니터링
■ 구매업무 역할
구매의 기업 조직 내 역할과 기능을 살펴보면 구매업무는 기업의 이익창출에 있어 원가절감(Cost down), 가격 경쟁력 확보를 하여야 합니다.
생산활동 효율화 측면에서 Lead time, MOQ개선을 통한 최적의 부품조달, 경쟁력 있는 공급자 개발, Daily, Weekly별 납입 운영으로 무재고 운영 사상, 1 Item 1 Location, 물류동선 최소화, 선입선출 등 물류 3원칙에 근거한 보관 운영 등이 핵심입니다.
대외 이미지 창출 측면에서 보면 고객 및 공급자의 만족, 사회적 기업, 공정거래, 준법경영, 구매윤리 등이 중요한 역할이라 할 수 있습니다.
■ 구매 담당자의 역할
기업 이익 창출의 원천이자 기업의 꽃인 구매담당자의 역할을 살펴보면 우선 협력사는 사외에 있는 우리 기업의 공장이라는 인식하에 업체의 실태를 현실적으로 파악하고 물품 또는 서비스가 요구 수준을 충족하도록 협력 회사의 지도, 육성에 노력하여야 합니다.
구매하는 부품의 적정한 품질 가격을 유지하기 위하여 사용 목적에 맞는 품질 수준을 정할 수 있게 하고 지속적인 공급이 가능토록 공급능력(Capacity)을 항상 점검하고 원가 혁신을 위해 끊임없이 품목별 시황을 파악하고 전략을 수립 실행하여야 합니다.
구매담당은 기업 내에서는 협력회사 대표의 입장에서 기업 밖에서는 소속된 조직의 대표로서 협상과 조정, 소통의 마법사가 되어야 합니다.
구매 업무는 기업 이익 창출의 원천입니다
구매 부문의 원가절감 활동은 경영성과에 가장 가시적이며 즉각적인 효과로 나타남으로 항상 자신이 구입하는 물품에 대해 전 세계에 종사하는 그 누구보다 좋은 품질의 물품을 가장 경쟁력 있는 Cost로 구입하겠다는 자존심과 자신의 이름을 걸어야 합니다.
상기 그림 기본원가구조를 기준으로 각각 총비용에서 재료비 2%, 노무비 2%, 경비 2%를 절감하여 기업 이윤을 20% 증가시키는 원가절감 활동을 벌인다면 동일한 결과이지만 기업 비용에서 많이 차지하는 재료비는 4%ㅁ를 절감하면 되지만 노무비나 비용은 10% 이상을 절감하여야 만이 동일한 효과가 납니다.
노무비 10% 절감은 말이 쉽지 실제로 급여를 삭감하거나 정리해고 등 엄청난 고통이 있어야 하며 이러한 정리해고, 급여 삭감, 복리후생 폐지 등은 조직원들의 결속력이나 애사심도 저하되기 때문에 위에서 말한 대로 자존심을 걸고 일할 조직원들이 없을 것입니다.
경비절감 또한 많은 조직원들의 많은 희생이 있어야만이 소기의 성과를 낼 수 있으니 그렇게 쉬운 방법이 아님을 알아야 합니다.
그렇다고 재료비 절감이 쉽다는 것은 절대 아닙니다. 공급자 입장에서 판매가를 인하한다는 것은 기업의 이익을 거래선에 주는 것이니 공급가 유지 또는 공급가 인상에 사활을 걸 것입니다.
어떤 기업이 자신들의 매출(이익)을 다른 기업에 쉽게 내어 주겠습니까?
또한 공급자 기업에서 가격, 거래조건 등 협상 테이블에서 구매 담당자를 만나는 사람들이 기업마다 가장 전문가이고 기업의 간판이라 할 수 있는 사람들이기 때문에 이러한 상황을 극복하고 원가절감을 하려면 구매 담당은 그만큼 자신의 실력을 쌓아야 하고 기업 경영자는 구매 업무의 어려움을 충분히 이해하고 구매 담당을 신뢰하고 힘을 실어 주어야 할 것입니다.
또한 그들의 노고를 잊지 말아야 하며 기업 운영에서 인적 자원의 소중함을 최우선으로 생각하여야 할 것입니다.
■ 협력사 선정기준
협력사 평가요소
- 제조, 관리 등 기술 수준의 정도
- 생산능력, 가격경쟁력, 시장점유 정도
- 판매 및 서비스
- 입지조건(공장 조건, 물류동선)
- 경영자 정보, 마인드
- 노동환경
- 신용정보, 경영상황
평가기준(제조기업)
- Quality 25%
- Cost 25%
- Delivery 10%
- 공정 안정성 10%
- 협력도 20%
- 입지조건 10%
협력사 선정 조건은 각 기업의 상황이나 업종에 따라 많이 달라져야 할 것입니다. 모든 조건이 중요하지만 우선 공급자 기업의 경영자의 인품과 사업을 대하는 마인드가 무엇보다 중요하다고 생각하며 생각이 올바를 공급자는 다른 조건들이 부족하여도 끊임없이 개선하려고 노력할 것입니다.
평가 기준에 있어서도 상기에 언급한 항목은 필수적이라 생각하며 불량을 공급하고 고가에 판매하고 납기를 위반하는 기업에서 물품을 구매할 담당은 없을 것입니다
품질, 코스트, 납기는 당연한 것이고 이러한 당연함을 기본을 하고 누가 더 스피드 하게 반응할 수 있느냐가 무엇보다 중요하다 하겠습니다.
■ 구매업무 Key Process
- 제품 개발, 공급자 선정
- 품목정보 관리(금형, 치공구, 규격, 사양, 공정, 제조 계통도, Capacaty, ST, C/tT, SPM.TT, 임율, Cost table...)
- 거래조건 협의(견적, 단가결정, 발주방법, 납입방법, 지불조건..)
- 계약(거래 기본계약, 품질보증, 비밀유지, 준법..)
- 발주(F/C, P/O, L/T, MOQ, 수량, 납기, 설비, 금형, 철판, 수지, 회로, 소모품...)
- 입고관리(납입 지시 패턴, daily, weekly, Monthly..)
- 창고관리(보관, Location, Max, Min, 물류동선, 용기 표준화, 선입선출...)
- 출고(Push, Pull, 정시 정량, 출고 단위..)
- 재고관리) 금액, 정확도, 재고일 수, 불용재고 Zero...)
- Payment (지불조건, 기간...)
- 협력사 평가 육성(정기, 비정기, 동향, 공정거래 의무, 금지사항 , 자율이행...)
- 시황 관리(품목별, 반도체, 철강, 석유화학...)
- 원가절감, 재료비 관리(정미, 표준, 실적), Process 개선, System 최적화
이상 구매 업무의 Key Process가 될만한 Key word를 정리해 보았습니다.
기업마다 사정이 다르기 때문에 Key Process가 조금씩 다를 수 있지만 구매 담당은 위에 나열한 Process에 대한 이해를 하고 업무에 임한다면 어떤 기업에 소속이 되든 충분히 맡은 바 업무를 수행할 수 있으리라 보고 기업 또한 구매 부문에서 이 정도의 역할을 해준다면 지속적인 경쟁력이 확보될 것이라는 생각을 합니다.
구매업무 담당으로 좋은 성과를 내려면 원가분석 등 전문지식이 높아야 하며 구매 업무는 항상 상대방이 있으므로 협상 상대로 부터 결과를 이끌어내야 하기에 무엇보다 구매 협상 또한 매우 중요한 스킬입니다.
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